Whistleblowing

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (c.d. “Decreto Whistleblowing”).

Come noto, la suddetta normativa introduce per i soggetti del settore pubblico e per i soggetti del settore privato, rientranti nel campo di applicazione del D.lgs. 24/2023, l’obbligo di attivare propri canali di segnalazione interna che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante.

Cosa significa Whistleblowing

Il sistema Whistleblowing è uno strumento di compliance aziendale, volto a proteggere le persone che segnalano violazioni di disposizioni nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’azienda di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo. Il “Whistleblower” (segnalatore o segnalante, in italiano) è un soggetto (azionista, dipendente, ex dipendente, tirocinante, collaboratore, consulente, cliente, fornitore, e in generale tutti gli stakeholder dell’azienda) che segnala un illecito rilevato durante il rapporto lavorativo con l’azienda.

Ambito di applicazione

La protezione dei segnalanti è prevista dalla L. 179/2017 e dal D.lgs. n. 24/2023 che impone, tra l’altro, l’obbligo di predisporre canali di segnalazione dedicati.

Cosa si può segnalare

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; 
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; 
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno; 
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Canali di segnalazione

• Interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
• Esterno (ANAC).
  Raggiungibile all’indirizzo         https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing;
• Divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
• Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile. 

Protezione della riservatezza dei segnalanti

• L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
• La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante; 
• La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Protezione dei dati personali

• Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dai soggetti del settore pubblico e privato, nonché da ANAC, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
• Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
• Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

Allo stato attuale, si comunica che la Wingfan srl, ha provveduto ad attivare il canale di segnalazione interno tramite la piattaforma informatica Whistleblowersoftware

La suddetta piattaforma, adottando tutti gli accorgimenti richiesti dalla normativa, consente la gestione delle segnalazioni garantendo la riservatezza dei soggetti segnalanti.

Il processo di gestione delle segnalazioni attuato mediante la piattaforma Whistleblowersoftware è descritto in calce alla presente comunicazione.

1. INSERIMENTO DELLA SEGNALAZIONE SULLA PIATTAFORMA DEDICATA
   
   L’azienda Wingfan srl ha istituito un apposito canale dedicato di segnalazione (cosiddetto canale interno) che garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
   Per le segnalazioni attraverso il canale interno occorre utilizzare la piattaforma informatica dedicata al “whistleblowing” disponibile al link : https://whistleblowersoftware.com/secure/WINGFAN
   
   Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma informatica, il segnalante inserisce nella Sezione “Invia la segnalazione” le informazioni in suo possesso.
   L’utente può inserire nel modulo le informazioni che lo identificano univocamente e le informazioni in suo possesso per identificare eventuali altri soggetti citati nella segnalazione.
   Anche le segnalazioni anonime, ossia senza identificazione del soggetto segnalante, saranno prese in considerazione.
   
   Il segnalante è tenuto a compilare in modo chiaro, preciso e circostanziato le sezioni del modulo fornendo le informazioni richieste come obbligatorie e il maggior numero possibile di quelle facoltative. In alternativa alla compilazione del modulo, il segnalante, utilizzando il pulsante “Desidero segnalare in forma orale” può inoltrare una segnalazione in forma orale registrando un file audio di durata fino a 10 minuti.
   Una volta inviata la segnalazione, la piattaforma restituisce un messaggio di conferma dell’inserimento contenente un codice identificativo, generato in modo casuale e automatico dalla piattaforma. Tale codice permette al segnalante di accedere alla propria segnalazione, di mantenere interlocuzioni con il Gestore della segnalazione, di conoscerne gli esiti e per fornire specificazioni o ulteriore documentazione. Il codice univoco della segnalazione deve essere conservato a cura del segnalante. Si precisa che in caso di smarrimento del codice univoco il segnalante non potrà più accedere alla segnalazione.
   

2 GESTIONE DEL CANALE DI SEGNALAZIONE

Wingfan srl ha affidato la gestione del canale di segnalazione ad Edoardo Umberto Danesi specificamente formato e autorizzato per la gestione del canale stesso.
Nell’ambito della gestione delle segnalazioni interne il personale autorizzato:
• accede alla piattaforma informatica;
• rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione (l’avviso di ricevimento emesso automaticamente dalla piattaforma deve essere verificato dal segnalante accedendo alla stessa con il codice univoco assegnato);
• procede all’esame e alla gestione della segnalazione;
• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute.
Le segnalazioni non saranno utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D. Lgs. 196/2003 e s.m.i.
Nell’ambito del procedimento disciplinare che dovesse essere attivato nei confronti del lavoratore subordinato segnalato, l’identità della persona segnalante può essere rivelata solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato.
In quest’ultimo caso, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna, quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni da cui può evincersi tale identità è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta, la persona segnalante verrà avvisata mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati

3 ACCERTAMENTO

Ove necessario il Gestore del canale di segnalazione avvia la propria attività istruttoria nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza. Nel corso delle verifiche, il Gestore del canale di segnalazione può chiedere il supporto delle funzioni aziendali e/o organi di controllo e di vigilanza interni, di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di Autorità pubbliche, o, ancora, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento sia funzionale all’accertamento della segnalazione, assicurando la riservatezza e l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.
Le strutture eventualmente interessate dall’attività di verifica del Gestore delle segnalazioni garantiscono la massima e tempestiva collaborazione

4 RISCONTRO
Il Gestore del canale, entro tre mesi dalla data di invio dell’avviso di ricevimento, conclusa la fase di accertamento fornisce al segnalante le informazioni relative al seguito (valutazione della sussistenza dei fatti segnalati, esito delle indagini e eventuali misure adottate) che viene dato o che si intende dare alla segnalazione. Il riscontro viene dato utilizzando le apposite funzioni della piattaforma (il riscontro deve essere verificato dal segnalante accedendo alla piattaforma con il codice univoco assegnato).